АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 декабря 2014 г. № 3822

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА"

Руководствуясь статьей 38-1 Устава муниципального образования "город Екатеринбург", во исполнение Постановления Администрации города Екатеринбурга от 16.04.2014 № 1050 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций" постановляю:
1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация комплектования муниципального архива архивными документами, хранение, учет и использование архивных документов муниципального архива" (приложение).
2. Информационно-аналитическому департаменту Администрации города Екатеринбурга опубликовать настоящее Постановление в газете "Вечерний Екатеринбург" и разместить его на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в установленный срок.

Глава Администрации
города Екатеринбурга
А.Э.ЯКОБ





Приложение
к Постановлению Администрации
города Екатеринбурга
от 16 декабря 2014 г. № 3822

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА"

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Предметом регулирования Административного регламента исполнения муниципальной функции "Организация комплектования муниципального архива архивными документами, хранение, учет и использование архивных документов муниципального архива" (далее - Административный регламент) является порядок исполнения муниципальной функции, в том числе состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) при исполнении муниципальной функции, требования к порядку их выполнения, формы контроля за исполнением положений Административного регламента, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также его должностных лиц и иных муниципальных служащих Администрации города Екатеринбурга.
2. Наименование муниципальной функции - "Организация комплектования муниципального архива архивными документами, хранение, учет и использование архивных документов муниципального архива" (далее - муниципальная функция).
3. Муниципальную функцию исполняет Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга (далее - Отдел по делам архивов).
4. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 27.10.2004, № 237);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29.07.2006, № 165);
Федеральным законом от 22.07.2008 № 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" ("Российская газета", 01.08.2008, № 163);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 19.09.2011, № 38);
Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главархива СССР 28.08.1985 и утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов);
Законом Свердловской области от 25.03.2005 № 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 30.03.2005, № 82-84);
Постановлением Администрации города Екатеринбурга от 01.12.2011 № 5097 "Об утверждении списков учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования муниципального архива муниципального образования "город Екатеринбург";
Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга";
Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 27.06.2014 № 90-р "Об утверждении перечня муниципальных (государственных) функций, исполняемых Отделом по делам архивов Администрации города Екатеринбурга".
5. Результатами исполнения муниципальной функции являются обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы), предоставление архивной информации органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга для осуществления ими своих полномочий.

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИСПОЛНЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

6. Информирование о порядке и ходе исполнения муниципальной функции осуществляется специалистами Отдела по делам архивов при непосредственном обращении в Отдел по делам архивов, обращении по телефону, по электронной почте, письменно.
Местонахождение Отдела по делам архивов и его почтовый адрес: переулок Театральный, дом 2, кабинет № 336, город Екатеринбург, 620014;
график работы:
с понедельника по четверг - с 09:00 до 13:00 и с 13:48 до 18:00;
в пятницу - с 9:00 до 13:00 и с 13:48 до 17:00;
адрес электронной почты: arhiv@ekadm.ru;
справочные телефоны: (343) 371-91-97, (343) 371-91-99.
Прием запросов представителей органов государственной власти или местного самоуправления осуществляется по адресу: улица 8 Марта, дом 8б, кабинет № 499, город Екатеринбург, 620014.
Время приема запросов представителей органов государственной власти или местного самоуправления: с понедельника по четверг - с 10:00 до 12:00.
Информация о порядке исполнения муниципальной функции, график работы и время приема, номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Отдела по делам архивов, фамилия, имя, отчество начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга размещаются на странице Отдела по делам архивов подраздела "Администрация города" раздела "Власть" официального сайта Администрации города Екатеринбурга в сети Интернет по адресу: http://екатеринбург.рф, а также на информационном стенде, установленном рядом с кабинетом № 336 (переулок Театральный, дом 2).
7. Муниципальная функция в электронной форме не исполняется.
8. Муниципальная функция исполняется постоянно в соответствии с ежегодным планом развития архивного дела в муниципальном образовании "город Екатеринбург" (далее - годовой план работы Отдела по делам архивов).
Предоставление копий архивных документов, архивных справок, архивных выписок органам государственной власти и местного самоуправления по межведомственному запросу в бумажном варианте осуществляется в течение пяти рабочих дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок органам государственной власти и местного самоуправления осуществляется в течение 30 календарных дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга осуществляется в течение 15 календарных дней.

Раздел 3. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ), ТРЕБОВАНИЯ
К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

Глава 1. СОСТАВ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР

9. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
ведение списков организаций - источников комплектования муниципального архива муниципального образования "город Екатеринбург" (далее - организации - источники комплектования);
организация подготовки архивных документов организаций - источников комплектования к передаче в муниципальный архив;
прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив;
хранение архивных документов муниципального архива;
осуществление учета архивных документов муниципального архива;
предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок;
ведение справочно-поисковых средств и информационной системы муниципального архива.
10. Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.

Глава 2. ВЕДЕНИЕ СПИСКОВ ОРГАНИЗАЦИЙ -
ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД ЕКАТЕРИНБУРГ"

11. Основанием для начала административной процедуры "Ведение списков организаций - источников комплектования муниципального архива муниципального образования "город Екатеринбург" является внесение изменений в списки организаций - источников комплектования или переутверждение списков организаций - источников комплектования.
Списки организаций - источников комплектования утверждены Протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК) от 18.11.2011 № 15 и Постановлением Администрации города Екатеринбурга от 01.12.2011 № 5097 "Об утверждении списков учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования муниципального архива муниципального образования "город Екатеринбург" и доведены до каждой организации - источника комплектования.
В списки организаций - источников комплектования включены органы местного самоуправления муниципального образования "город Екатеринбург", отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Екатеринбурга с правом юридического лица, муниципальные предприятия и учреждения, организации немуниципальной формы собственности, документы которых представляют историческую и культурную ценность для муниципального образования "город Екатеринбург".
Вновь образованные органы местного самоуправления муниципального образования "город Екатеринбург", отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Екатеринбурга с правом юридического лица включаются в списки организаций - источников комплектования в обязательном порядке на основании постановления Администрации города Екатеринбурга.
Муниципальные предприятия и учреждения включаются в списки организаций - источников комплектования после изучения функций и состава их документов на основании постановления Администрации города Екатеринбурга.
Организации немуниципальной формы собственности включаются в списки организаций - источников комплектования на основании критериев, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правила), и договора о сотрудничестве в области архивного дела.
12. Ведение списков организаций - источников комплектования осуществляет заведующий сектором комплектования муниципального архива и методической работы Отдела по делам архивов (далее - сектор комплектования муниципального архива).
Изменение или переутверждение списков организаций - источников комплектования проводится не реже одного раза в пять лет.
Изменения в списки организаций - источников комплектования вносятся в случае:
реорганизации или ликвидации организации - источника комплектования;
смены организационно-правовой формы или изменения наименования организации - источника комплектования;
включения в списки новой организации.
13. Изменения в списки организаций - источников комплектования или вновь сформированные списки организаций - источников комплектования представляются на утверждение ЭПК не менее чем за десять календарных дней до начала очередного заседания ЭПК.
Решение ЭПК об утверждении вновь сформированных списков организаций - источников комплектования, изменений или дополнений к спискам организаций - источников комплектования является основанием для начала процедуры согласования проекта постановления Администрации города Екатеринбурга об утверждении новой редакции списков организаций - источников комплектования или изменений к ним. Проект постановления Администрации города Екатеринбурга разрабатывает заведующий сектором комплектования муниципального архива.
14. Утвержденные постановлением Администрации города Екатеринбурга списки организаций - источников комплектования доводятся специалистами сектора комплектования муниципального архива до каждой организации - источника комплектования в обязательном порядке.
15. На каждую организацию - источник комплектования заведующим и главным специалистом сектора комплектования муниципального архива формируется наблюдательное дело организации - источника комплектования.
16. Результатом исполнения административной процедуры является поддержание в актуальном состоянии списков организаций - источников комплектования.

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ К ПЕРЕДАЧЕ
В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

17. Основанием для начала административной процедуры "Организация подготовки архивных документов организаций - источников комплектования к передаче в муниципальный архив" является годовой график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в муниципальный архив (далее - график).
18. График разрабатывается специалистами сектора комплектования муниципального архива ежегодно до 15 декабря на основании сведений, указанных в паспортах ведомственных архивов организаций - источников комплектования.
В графике содержатся сроки утверждения описей дел постоянного срока хранения организаций - источников комплектования, согласования описей дел по личному составу организаций - источников комплектования, приема-передачи архивных документов на муниципальное хранение на следующий календарный год.
График является приложением к годовому плану работы Отдела по делам архивов на следующий календарный год. Годовой план работы Отдела по делам архивов подписывается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга, согласовывается с Управлением архивами Свердловской области, утверждается заместителем главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга.
19. Информация о сроках предоставления описей дел постоянного срока хранения и описей дел по личному составу в Отдел по делам архивов, приема-передачи архивных документов на муниципальное хранение в соответствии с графиком доводится до каждой организации - источника комплектования в обязательном порядке письменно не позднее первого февраля каждого года.
20. В установленные графиком сроки организации - источники комплектования представляют в Отдел по делам архивов составленные описи дел постоянного срока хранения и по личному составу для их проверки.
Специалисты сектора комплектования муниципального архива в срок, не превышающий 60 календарных дней, проводят проверку описей дел постоянного срока хранения и по личному составу организаций - источников комплектования на предмет соответствия заголовков дел и сроков их хранения Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень) и Правилам.
В случае отсутствия замечаний специалисты сектора комплектования муниципального архива подготавливают заключения о соответствии описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на предмет соответствия заголовков дел и сроков их хранения Перечню и Правилам и выносят на рассмотрение ЭПК не позднее чем за десять календарных дней до даты ее заседания:
описи дел постоянного срока хранения - для утверждения ЭПК;
описи дел по личному составу - для согласования ЭПК.
В случае отрицательного заключения специалисты сектора комплектования муниципального архива возвращают документы в организацию - источник комплектования с замечаниями на доработку.
21. Утвержденные ЭПК описи дел постоянного срока хранения являются основанием для включения организации - источника комплектования в график приема-передачи архивных документов в муниципальный архив после истечения сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации в области архивного дела.
22. Результатом исполнения административной процедуры является включение организации - источника комплектования в график приема-передачи архивных документов в муниципальный архив на следующий календарный год.

Глава 4. ПРИЕМ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ -
ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

23. Основанием для начала административной процедуры "Прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив" является наступление срока приема-передачи архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив согласно утвержденному графику.
Передачу архивных документов постоянного срока хранения организации - источника комплектования осуществляет специалист организации - источника комплектования, ответственный за работу ведомственного архива.
Архивные документы по личному составу подлежат передаче в муниципальный архив документов по личному составу только в случае ликвидации организации - источника комплектования.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются организациями - источниками комплектования, передающими архивные документы.
24. При приеме архивных документов в муниципальный архив передаются непосредственно архивные документы, сформированные и оформленные в дела (упорядоченные в единицы хранения), три экземпляра описей дел постоянного срока хранения, научно-справочный аппарат к описям и историческая справка.
Прием дел от организаций - источников комплектования осуществляет специалист сектора комплектования муниципального архива.
При приеме дел от специалиста организации - источника комплектования, ответственного за работу ведомственного архива, специалист сектора комплектования муниципального архива:
проверяет наличие и количество дел согласно утвержденным описям дел постоянного срока хранения;
проверяет физическое, санитарно-гигиеническое и техническое состояние передаваемых дел;
сверяет заголовок каждого дела и даты документов, указанные в описи, с документами, содержащимися в деле;
сверяет заголовок и даты дела с описями дел постоянного срока хранения;
проверяет наличие в деле листа-заверителя;
проверяет оформление обложки дела на предмет соответствия Правилам;
проверяет наличие на обложке дела архивного шифра, состоящего из номера фонда, номера описи и номера дела по описи;
проверяет наличие трех экземпляров описей дел постоянного срока хранения;
проверяет наличие научно-справочного аппарата к описям дел постоянного срока хранения и исторической справки;
проверяет наличие подписей руководителя организации - источника комплектования и составителя описи, круглой печати организации в описях дел постоянного срока хранения, наличие подписи составителя описей в научно-справочном аппарате к описям и в исторической справке.
В случае отсутствия замечаний к передаваемым делам, описям дел постоянного срока хранения, научно-справочному аппарату к описям дел постоянного срока хранения и исторической справке специалист сектора комплектования муниципального архива составляет акт приема-передачи архивных документов на хранение.
Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается специалистом сектора комплектования муниципального архива и специалистом организации - источника комплектования, ответственным за работу ведомственного архива, в день завершения приема-передачи архивных документов в муниципальный архив.
В случае отсутствия одного или нескольких экземпляров описей дел постоянного срока хранения, научно-справочного аппарата подписанный акт приема-передачи архивных документов на хранение передается специалистом сектора комплектования муниципального архива на утверждение начальнику Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга и руководителю организации - источника комплектования.
Один экземпляр утвержденного акта передается в организацию - источник комплектования, второй экземпляр акта остается в Отделе по делам архивов.
В случае наличия замечаний по физическому, санитарно-гигиеническому и техническому состоянию передаваемых дел, по формированию и оформлению дел, а также в случае отсутствия листов-заверителей в делах или отсутствия дел, указанных в описи дел постоянного срока хранения и подлежащих передаче в муниципальный архив, дела не принимаются. В трех экземплярах описей дел постоянного срока хранения и акте приема-передачи архивных документов на хранение указываются номера непринятых дел.
В случае отсутствия одного или двух экземпляров описей дел постоянного срока хранения, научно-справочного аппарата к описям и исторической справки акт приема-передачи архивных документов на хранение не составляется до момента предоставления организацией - источником комплектования недостающих документов.
Время приема архивных документов в муниципальный архив зависит от количества принимаемых дел.
25. В случае приема в муниципальный архив документов личного происхождения от физических лиц составляется акт приема-передачи архивных документов на хранение, договор безвозмездной передачи документов в муниципальный архив и сдаточная опись передаваемых документов. Договор безвозмездной передачи документов и сдаточная опись подписываются начальником Отдела по делам архивов и физическим лицом, передающим архивные документы.
26. Результатом исполнения административной процедуры является прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив.

Глава 5. ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

27. Основанием для начала административной процедуры "Хранение архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив.
Хранение архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области архивного дела в архивохранилище и в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск.
28. В течение семи календарных дней после утверждения акта приема-передачи документов на архивное хранение специалист сектора комплектования муниципального архива помещает архивные документы на бумажных носителях в специальные архивные короба.
Каждый архивный короб оформляется ярлыком, на котором указывается номер архивного фонда, номер описи, номера единиц хранения, размещенных в коробе.
Архивные короба с архивными документами размещаются в архивохранилище на металлических стеллажах, а аудиовизуальные архивные документы - в специальном холодильнике.
В целях закрепления места хранения архивных документов в архивохранилище специалист сектора комплектования муниципального архива ежеквартально после завершения приема архивных документов организаций - источников комплектования вносит изменения или дополнения в пофондовые и постеллажные топографические указатели о хранящихся делах, которые размещает на стеллажах в архивохранилище.
29. Проверка наличия и состояния архивных документов в муниципальном архиве проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов могут быть плановыми и внеплановыми.
Внеплановые проверки проводятся в случае стихийных бедствий, массового перемещения архивных документов, а также в случае смены начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга, ведущего специалиста сектора комплектования муниципального архива.
Плановую проверку наличия и состояния архивных документов проводят специалисты сектора комплектования муниципального архива ежегодно. Количество проверяемых дел, номера проверяемых фондов и сроки проведения проверки определяются годовым планом работы Отдела по делам архивов.
По результатам проверок наличия и состояния архивных документов в последнем месяце третьего квартала каждого года специалист сектора комплектования муниципального архива составляет по каждому проверенному архивному фонду акт проверки наличия и состояния архивных документов и лист проверки наличия и состояния архивных документов. Итоги проверки наличия и состояния архивных документов отражаются в итоговом листе проверки наличия и состояния архивных документов и в справке о результатах проверки наличия и состояния архивных документов.
Все документы о результатах проверки наличия и состояния архивных документов направляются на согласование в Управление архивами Свердловской области не менее чем за десять дней до даты заседания комиссии по подведению итогов проверки наличия и состояния архивных документов Управления архивами Свердловской области.
30. В целях обеспечения сохранности архивных документов в архивохранилище ведущим специалистом сектора комплектования муниципального архива фиксируются:
еженедельно в специальном журнале - показатели приборов измерения температуры и влажности;
после завершения проверки наличия и состояния архивных документов в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов, книге учета физического состояния архивных документов - физическое, санитарно-гигиеническое и техническое состояние архивных документов.
31. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение сохранности архивных документов в муниципальном архиве.

Глава 6. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

32. Основанием для начала административной процедуры "Осуществление учета архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов в муниципальный архив или их выбытие из муниципального архива.
33. Учет принятых архивных документов в муниципальный архив или выбывших архивных документов из муниципального архива осуществляет специалист сектора комплектования муниципального архива в соответствии с порядком и схемой учета архивных документов в муниципальном архиве, утвержденными начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
Специалист сектора комплектования муниципального архива ведет следующие учетные документы:
книгу учета поступления архивных документов;
книги учета поступления аудиовизуальных документов;
список фондов;
листы фондов;
дела фондов;
описи дел постоянного срока хранения;
реестр описей дел постоянного срока хранения;
паспорт муниципального архива;
паспорт архивохранилища муниципального архива;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива.
Учетные документы размещаются в рабочем помещении специалиста сектора комплектования Отдела по делам архивов и в архивохранилище муниципального архива.
Учет архивных документов в муниципальном архиве осуществляется также в программном комплексе "Архивный фонд".
34. В течение пяти календарных дней после утверждения акта приема-передачи архивных документов на хранение начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга и руководителем организации - источника комплектования специалист сектора комплектования муниципального архива:
при первом поступлении архивных документов организации - источника комплектования присваивает номер архивному фонду по списку фондов муниципального архива и указывает в списке фондов муниципального архива название архивного фонда;
оформляет дело фонда, куда подшивает акт приема-передачи архивных документов на хранение и историческую справку. В случае последующих приемов архивных документов от организации - источника комплектования в дело фонда подшиваются следующие акты приема-передачи архивных документов на хранение и дополнения к исторической справке;
заполняет лист фонда;
при первом поступлении описи дел постоянного срока хранения присваивает описи номер по реестру описей дел постоянного срока хранения;
подшивает три экземпляра описи дел постоянного срока хранения и научно-справочный аппарат к описи; на всех трех экземплярах описи дел постоянного срока хранения проставляет штамп о приеме дел с указанием общего количества принятых дел, номеров принятых дел по описи, номеров пропущенных дел по описи, номеров дел по описи, оставленных в организации - источнике комплектования, номера и даты акта приема-передачи;
вносит в программный комплекс "Архивный фонд" необходимые сведения о поступлении архивных документов.
В случае выбытия архивных документов из муниципального архива в результате передачи архивных документов немуниципальной формы собственности в государственные архивы или проведения внутриархивных работ по описанию или усовершенствованию дел специалист сектора комплектования муниципального архива вносит сведения о выбытии архивных документов в учетные документы в порядке, аналогичном порядку приема архивных документов.
Ежеквартально специалист сектора комплектования муниципального архива составляет паспорт муниципального архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива.
Паспорт муниципального архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов муниципального архива, файл с массивом программного комплекса "Архивный фонд" представляются в Управление архивами Свердловской области не позднее пятого числа каждого месяца, следующего за отчетным кварталом.
35. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение организационной упорядоченности архивных документов в муниципальном архиве.

Глава 7. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОРГАНАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОТРАСЛЕВЫМ (ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ)
И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ ОРГАНАМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА
КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК,
АРХИВНЫХ СПРАВОК

36. Основанием для начала административной процедуры "Предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок" является запрос органа государственной власти или местного самоуправления, отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга о предоставлении необходимой для осуществления ими своих полномочий архивной информации.
37. В распоряжении Отдела по делам архивов находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности организаций - источников комплектования муниципального архива муниципального образования "город Екатеринбург", и архивные документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности физических лиц (далее - список архивных фондов).
Список архивных фондов и справочная информация о них размещается на странице Отдела по делам архивов в разделе "Власть" официального сайта Администрации города Екатеринбурга в сети Интернет по адресу: екатеринбург.рф.
38. Запросы органов государственной власти и местного самоуправления доставляются в Отдел по делам архивов непосредственно представителями органов государственной власти и местного самоуправления, поступают по почте и электронной почте, через автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
Запросы отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга поступают только в виде служебных записок через автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
Поступившие запросы органов государственной власти и местного самоуправления специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и информационного обеспечения (далее - сектор информационного обеспечения) регистрирует в автоматизированной системе документационного обеспечения управления в день поступления.
39. Специалист сектора информационного обеспечения осуществляет прием представителей органов государственной власти и местного самоуправления в порядке очереди без предварительной записи.
Обращение представителя органа государственной власти или местного самоуправления в неприемное время (время приема запросов указано в пункте 6 настоящего Административного регламента) является основанием для отказа в приеме запроса.
40. Исполнение запросов осуществляют специалисты сектора информационного обеспечения.
Специалист сектора информационного обеспечения проводит анализ тематики поступившего запроса и определяет наличие или отсутствие запрашиваемой архивной информации в муниципальном архиве.
41. При наличии запрашиваемой архивной информации в муниципальном архиве специалист сектора информационного обеспечения подготавливает копию архивного документа, архивную справку или архивную выписку.
42. Копия архивного документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.
Количество копий архивных документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.
Заверение копии архивного документа осуществляется в следующих случаях:
при исполнении запроса о предоставлении заверенной копии архивного документа;
при получении запроса в порядке межведомственного взаимодействия в бумажном варианте.
Одновременно с копией архивного документа подготавливается и направляется в адрес органа государственной власти или местного самоуправления сопроводительное письмо о предоставлении копии архивного документа.
Направление в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга сопроводительного письма не требуется.
43. Архивная справка и архивная выписка оформляются специалистом сектора информационного обеспечения и представляются на подпись начальнику Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
Архивная справка и архивная выписка заверяются печатью Администрации города Екатеринбурга с изображением герба муниципального образования "город Екатеринбург", хранящейся в Отделе кадровой и муниципальной службы Администрации города Екатеринбурга, и подписью начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
44. При отсутствии в муниципальном архиве запрашиваемой архивной информации специалист сектора информационного обеспечения подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации с рекомендациями о дальнейших путях поиска при наличии сведений о ее возможном местонахождении:
не позднее 30 календарных дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти или местного самоуправления;
не позднее пяти рабочих дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти, направившего межведомственный запрос в бумажном варианте.
В случае наличия сведений о местонахождении запрашиваемой архивной информации специалист сектора информационного обеспечения не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации, которые владеют архивной информацией, необходимой для исполнения запроса, одновременно подготавливает и направляет в адрес органа государственной власти или местного самоуправления письмо с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в другие архивы или организации.
По запросам отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга исполнители запросов информируются об отсутствии запрашиваемой информации в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.
45. Копия архивного документа с сопроводительным письмом, архивная справка, архивная выписка, письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации выдаются непосредственно представителю органа государственной власти или местного самоуправления во время личного приема при предъявлении им доверенности организации и паспорта гражданина Российской Федерации или направляются почтой по указанному в запросе адресу.
Если представитель органа государственной власти или местного самоуправления указал в запросе, что желает получить результат исполнения запроса лично, но при этом не явился за результатом в установленный срок, Отдел по делам архивов на тридцатый день, исчисляемый со дня регистрации запроса, отправляет результат исполнения запроса почтовым отправлением по указанному в запросе адресу.
При получении на личном приеме архивной справки, архивной выписки, письменного уведомления о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации или письма об отсутствии запрашиваемой архивной информации представитель органа государственной власти или местного самоуправления расписывается на их копиях, указывая дату получения. При получении копии архивного документа представитель органа государственной власти или местного самоуправления расписывается на обороте сопроводительного письма к архивной копии, указывая дату ее получения.
Копия архивного документа, подготовленная по запросу отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга, выдается представителю отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга, который при получении копии архивного расписывается на обороте поступившей в Отдел по делам архивов служебной записки о выдаче копии архивного документа, указывая дату ее получения.
46. Результатом исполнения административной процедуры является выдача копии архивного документа, архивной справки или архивной выписки либо письма об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письма с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации.

Глава 8. ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫХ СРЕДСТВ
И ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

47. Основанием для начала административной процедуры "Ведение справочно-поисковых средств и информационной системы муниципального архива" является создание и пополнение справочно-поисковых средств и информационной системы муниципального архива специалистами Отдела по делам архивов.
48. Заведующий сектором информационного обеспечения и специалист сектора комплектования муниципального архива проводят анализ состояния справочно-поисковых средств к архивным документам муниципального архива (описей дел постоянного срока хранения, каталогов, краткого справочника по фондам).
По результатам анализа в годовой план работы Отдела по делам архивов вносятся мероприятия по созданию и совершенствованию информационно-поисковых систем к архивным фондам муниципального архива, в том числе автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам.
Специалист сектора комплектования муниципального архива по мере поступления в муниципальный архив архивных документов пополняет:
описи дел постоянного срока хранения;
каталог фонодокументов;
каталог фотодокументов;
автоматизированный каталог видеодокументов о деятельности Администрации города Екатеринбурга.
Специалисты сектора информационного обеспечения ежегодно пополняют краткий справочник фондов Отдела по делам архивов и размещают его в электронном виде в подразделе "Муниципальные архивы" раздела "Официально" и на странице Отдела по делам архивов в подразделе "Администрация города Екатеринбурга" раздела "Власть" на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в сети Интернет по адресу: екатеринбург.рф.
49. С целью обеспечения сохранности оригиналов бумажных архивных документов муниципального архива и сокращения сроков поиска запрашиваемой архивной информации специалисты сектора информационного обеспечения ведут и наполняют информацией (архивными документами в электронном виде, сведениями об архивных документах, делах, описях, фондах) автоматизированную информационную систему "Муниципальный электронный архив".
Автоматизированная информационная система "Муниципальный электронный архив" используется специалистами сектора информационного обеспечения при поиске архивной информации по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга.
50. Результатом исполнения административной процедуры является постоянная актуализация информационно-поисковых систем к архивным фондам муниципального архива для обеспечения оперативного поиска запрашиваемой архивной информации.

Раздел 4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

51. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя текущий контроль, проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащих жалобы на решения и действия (бездействие) должностных лиц и иных муниципальных служащих, ответственных за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции.
52. Текущий контроль за соблюдением исполнения административных процедур (действий), определенных настоящим Административным регламентом, осуществляет начальник Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
53. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Внеплановые проверки проводятся в связи с обращениями заинтересованных лиц о ненадлежащем исполнении должностными лицами и иными муниципальными служащими, ответственными за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, своих обязанностей.
54. По результатам проверки составляется акт проверки, в котором отмечаются выявленные недостатки и содержатся предложения по их устранению.
55. Периодичность плановых проверок выполнения административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции устанавливается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
56. Должностные лица и иные муниципальные служащие, ответственные за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые и осуществляемые в ходе исполнения муниципальной функции, в соответствии с действующим законодательством.
57. По результатам проверки заинтересованные лица уведомляются о решениях и мерах, принятых в отношении должностных и иных муниципальных служащих, ответственных за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, виновных в нарушении законодательства Российской Федерации.

Раздел 5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ
РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ИСПОЛНЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ ФУНКЦИЮ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
И ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

58. Заинтересованные лица имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, в том числе в случаях:
нарушения прав и законных интересов заинтересованных лиц;
неправомерных действий или бездействия должностных лиц и иных муниципальных служащих Администрации города Екатеринбурга, ответственных за выполнение административных процедур (действий) в ходе исполнения муниципальной функции.
59. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме на имя:
главы Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, проспект Ленина, дом 24а, кабинет 423) - при обжаловании действий (бездействия) заместителя главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга в ходе исполнения муниципальной функции;
заместителя главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, проспект Ленина, дом 24а, кабинет 423) - при обжаловании действий (бездействия) начальника Отдела по делам архивов в ходе исполнения муниципальной функции;
начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, переулок Театральный, дом 2, кабинет 336) - при обжаловании действий (бездействия) специалистов и заведующих секторами Отдела по делам архивов в ходе исполнения муниципальной функции.
60. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Администрации города Екатеринбурга (екатеринбург.рф, сервис "Электронная приемная"), а также может быть принята на личном приеме заинтересованного лица.
61. Жалоба должна содержать:
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, адрес электронной почты (при наличии), по которым должен быть направлен ответ заинтересованному лицу, номер контактного телефона;
наименование органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего;
доводы, на основании которых заинтересованное лицо не согласно с решением или действием (бездействием) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего. Заинтересованным лицом могут быть представлены документы, подтверждающие его доводы, либо их копии.
62. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:
если в письменной жалобе не указаны фамилия заинтересованного лица, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу муниципальных служащих, а также членов их семей (жалоба остается без ответа по существу поставленных в ней вопросов, заинтересованному лицу, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);
при получении жалобы, текст которой не поддается прочтению.
63. Жалоба на действия (бездействие) органа, исполняющего муниципальную функцию, его должностных лиц и иных муниципальных служащих в ходе исполнения муниципальной функции подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению этих жалоб, в течение тридцати рабочих дней со дня ее регистрации.
64. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения;
отказать в удовлетворении жалобы.
65. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заинтересованному лицу в письменной форме и (по желанию заинтересованного лица) в электронной форме направляется мотивированный ответ о результате рассмотрения жалобы.
В ответе о результате рассмотрения жалобы указываются:
наименование органа Администрации города Екатеринбурга, исполняющего муниципальную функцию, органа рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего решение по жалобе;
сведения о должностном лице или ином муниципальном служащем, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заинтересованного лица;
основания для принятия решения по жалобе;
принятое по жалобе решение;
сроки устранения выявленных нарушений, в случае если жалоба признана обоснованной;
сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
66. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно принимает необходимые меры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
67. В случае выявления должностным лицом или иным муниципальным служащим Администрации города Екатеринбурга нарушения порядка исполнения муниципальной функции указанное лицо оформляет докладную (служебную) записку и направляет ее по принадлежности в соответствии с требованиями к организации работы с документами, предусмотренными Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга".





Приложение
к Административному регламенту

БЛОК-СХЕМА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ


Организация комплектования муниципального архива
архивными документами. Хранение, учет и использование
архивных документов муниципального архива

\/
/ \
Ведение списков организаций - источников комплектования
\ /
\/
/ \
Поддержание в актуальном состоянии списков организаций -
источников комплектования
\ /
\/
/ \
Организация подготовки архивных документов организаций - источников комплектования
к передаче в муниципальный архив
\ /
\/ \/ \/
/ \ / \ / \
Составление годового графика Утверждение Согласование
согласования номенклатур дел, Экспертно-проверочной с Экспертно-проверочной
упорядочения и передачи комиссией Управления комиссией Управления архивами
документов в муниципальный архивами Свердловской Свердловской области описей
архив области описей дел дел по личному составу
\ / постоянного хранения организаций - источников
организаций - источников комплектования
комплектования \ /
\ /
\/
/ \
Включение организации - источника комплектования
в график приема-передачи документов в муниципальный архив
на следующий календарный год
\ /
\/
/ \
Наступление срока приема-передачи архивных документов организаций -
источников комплектования в муниципальный архив
\ /
\/
/ \ / \
/ Прием архивных документов организаций - > Утверждение акта
источников комплектования в муниципальный архив приема-передачи архивных
\ / документов на хранение
начальником Отдела по делам
\/ \/ архивов и руководителем
/ \ / \ организации - источника
Хранение Осуществление комплектования
архивных учета архивных \ /
документов документов \ \
муниципального муниципального \/ \/
архива архива / \ / \
\ / \ / Выдача органам Ведение
государственной власти справочно-
\/ \/ и местного самоуправления, поисковых
отраслевым (функциональным) средств и
Обеспечение и территориальным органам информационной
сохранности документов Администрации системы
Архивного фонда < / города Екатеринбурга муниципального
Российской Федерации копий архивных документов, архива
и других архивных архивных выписок, \ /
документов архивных справок
\ /
\/

Предоставление архивной информации органам
государственной власти и местного
самоуправления, отраслевым (функциональным) <
и территориальным органам Администрации
города Екатеринбурга для осуществления ими
своих полномочий



------------------------------------------------------------------