АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 декабря 2014 г. № 3991

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА"

Руководствуясь статьей 38-1 Устава муниципального образования "город Екатеринбург", во исполнение Постановления Администрации города Екатеринбурга от 16.04.2014 № 1050 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций" постановляю:
1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация работы Архива Администрации города Екатеринбурга" (приложение).
2. Информационно-аналитическому департаменту Администрации города Екатеринбурга опубликовать настоящее Постановление в газете "Вечерний Екатеринбург" и разместить на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в установленный срок.

Глава Администрации
города Екатеринбурга
А.Э.ЯКОБ





Приложение
к Постановлению Администрации
города Екатеринбурга
от 25 декабря 2014 г. № 3991

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
АРХИВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА"

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Предметом регулирования Административного регламента исполнения муниципальной функции "Организация работы Архива Администрации города Екатеринбурга" (далее - Административный регламент) является порядок исполнения муниципальной функции, в том числе состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий) при исполнении муниципальной функции, требования к порядку их выполнения, формы контроля за исполнением положений Административного регламента, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также его должностных лиц и иных муниципальных служащих Администрации города Екатеринбурга.
2. Наименование муниципальной функции - "Организация работы Архива Администрации города Екатеринбурга" (далее - муниципальная функция).
3. Муниципальную функцию исполняет Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга (далее - Отдел по делам архивов).
4. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 27.10.2004, № 237);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 29.07.2006, № 165);
Федеральным законом от 22.07.2008 № 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" ("Российская газета", 01.08.2008, № 163);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 19.09.2011, № 38);
Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главархива СССР 28.08.1985 и утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
Законом Свердловской области от 25.03.2005 № 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" ("Областная газета", 30.03.2005, № 82-84);
Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга";
Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 27.06.2014 № 90-р "Об утверждении перечня муниципальных (государственных) функций, исполняемых Отделом по делам архивов Администрации города Екатеринбурга".
5. В Архив Администрации города Екатеринбурга передаются:
документы, имеющие постоянный срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города Екатеринбурга, образовавшиеся в процессе деятельности отраслевых (функциональных) органов Администрации города Екатеринбурга без права юридического лица (далее - органы Администрации города);
документы по личному составу, отражающие трудовые отношения работников с Администрацией города Екатеринбурга (личные дела уволенных сотрудников, распоряжения о приеме, увольнении, переводе на другую должность, бухгалтерские документы о начислении заработной платы и других видах выплат).
Номенклатура дел Администрации города Екатеринбурга состоит из номенклатур дел органов Администрации города, составляется Комитетом по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга, утвержденной Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р, и утверждается Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.
6. В Архив Администрации города Екатеринбурга передаются документы органов Администрации города в соответствии с уточненной номенклатурой дел органов Администрации города по истечении двухлетнего срока оперативного хранения этих документов в органах Администрации города.
Органы Администрации города должны ежегодно проводить уточнение номенклатуры дел на следующий календарный год и представлять уточненную номенклатуру дел органа Администрации города в Комитет по организационно-контрольной работе Администрации города Екатеринбурга.
7. Результатами исполнения муниципальной функции являются обеспечение сохранности документов, образовавшихся в деятельности органов Администрации города, предоставление архивной информации органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга для осуществления ими своих полномочий.

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИСПОЛНЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

8. Информирование о порядке и ходе исполнения муниципальной функции осуществляется специалистами Отдела по делам архивов при непосредственном обращении заинтересованных лиц в Отдел по делам архивов, а также их обращении по телефону, по электронной почте, письменно.
Местонахождение Отдела по делам архивов и его почтовый адрес: переулок Театральный, дом 2, кабинет № 336, город Екатеринбург, 620014;
график работы:
с понедельника по четверг - с 09.00 до 13.00 и с 13.48 до 18.00;
в пятницу - с 09.00 до 13.00 и с 13.48 до 17.00;
адрес электронной почты: arhiv@ekadm.ru;
справочный телефон: (343) 359-80-64.
Прием запросов представителей органов государственной власти или местного самоуправления осуществляется по адресу: улица 8 Марта, дом 8б, кабинет № 499, город Екатеринбург, 620014.
Время приема запросов представителей органов государственной власти или местного самоуправления: с понедельника по четверг - с 10.00 до 12.00.
9. График работы и время приема, номер справочного телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты Отдела по делам архивов, фамилия, имя, отчество начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга размещаются на странице Отдела по делам архивов подраздела "Администрация города" раздела "Власть" официального сайта Администрации города Екатеринбурга в сети Интернет по адресу: екатеринбург.рф, а также на информационном стенде, установленном рядом с кабинетом № 336 (переулок Театральный, дом 2).
10. Муниципальная функция в электронной форме не исполняется.
11. Муниципальная функция в части приема, упорядочения, учета и хранения документов, образовавшихся в деятельности органов Администрации города, исполняется постоянно.
Предоставление копий архивных документов, архивных справок, архивных выписок органам государственной власти и местного самоуправления по межведомственному запросу в бумажном варианте осуществляется в течение пяти рабочих дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок органам государственной власти и местного самоуправления осуществляется в течение 30 календарных дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга осуществляется в течение 15 календарных дней.

Раздел 3. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ),
ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

Глава 1. СОСТАВ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР

12. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга;
упорядочение документов, поступивших от органов Администрации города;
уничтожение документов органов Администрации города, не подлежащих хранению;
осуществление учета архивных документов Администрации города Екатеринбурга в Архиве Администрации города Екатеринбурга;
хранение архивных документов Администрации города Екатеринбурга в Архиве Администрации города Екатеринбурга;
передача архивных документов из Архива Администрации города Екатеринбурга в муниципальный архив;
предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок.
13. Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении к настоящему Административному регламенту.

Глава 2. ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТ ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В АРХИВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

14. Основанием для начала административной процедуры "Прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга" является наступление срока приема архивных документов согласно графику приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга.
Ежегодно до первого февраля специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и информационного обеспечения Отдела по делам архивов (далее - сектор комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга) составляет график приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга, который утверждается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
График приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга доводится до каждого руководителя органа Администрации города в обязательном порядке в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.
15. В установленные графиком сроки специалисты органов Администрации города, ответственные за делопроизводство, представляют в Отдел по делам архивов документы в неупорядоченном виде в папках-скоросшивателях и сдаточные описи дел постоянного срока хранения и по личному составу.
Отбор документов для передачи в Архив Администрации города Екатеринбурга проводится в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации города путем полистного просмотра дел.
По результатам отбора документы формируются в дела (папки-скоросшиватели).
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, одобренными коллегией Главархива СССР 28.08.1985 и утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила), и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга, утвержденной Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга":
в документах органов Администрации города должны содержаться обязательные реквизиты и подписи;
заголовки, индексы и сроки хранения документов должны быть указаны в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации города;
в делах обязательно наличие оригиналов документов.
По завершении формирования дел специалистами органов Администрации города, ответственными за делопроизводство, на основании номенклатур дел органов Администрации города и по форме, установленной Основными правилами, составляются сдаточные описи дел.
Сдаточные описи дел подписываются руководителями органов Администрации города и работниками, ответственными за делопроизводство в органе Администрации города.
Сдаточные описи дел составляются в бумажном варианте в двух экземплярах, один экземпляр хранится в Отделе по делам архивов, второй - в органе Администрации города.
Сдаточные описи дел направляются в Отдел по делам архивов в автоматизированной системе документационного обеспечения управления в виде приложения к служебным запискам органов Администрации города.
В служебной записке органа Администрации города указываются исторические сведения о переименовании или преобразовании органа Администрации города.
16. Прием документов от органа Администрации города осуществляет специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга, а передачу документов - специалист органа Администрации города, ответственный за делопроизводство.
17. При приеме документов от органа Администрации города специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга проверяет:
соответствие количества дел, указанных в сдаточной описи дел органа Администрации города, количеству дел, указанных в номенклатуре дел органа Администрации города;
соответствие количества дел, указанных в сдаточной описи дел органа Администрации города, фактическому количеству передаваемых дел;
наличие в документах обязательных реквизитов и подписей;
наличие и соответствие заголовка, индекса и срока хранения дела номенклатуре дел органа Администрации города;
наличие оригиналов документов в делах.
В случае отсутствия замечаний к передаваемым документам и сдаточным описям дел специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга на сдаточной описи дел проставляет подпись с указанием своей должности и даты приема документов в Архив Администрации города Екатеринбурга, в автоматизированной системе документационного обеспечения управления указывает дату приема документов от органа Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга.
В случае наличия замечаний к передаваемым документам и сдаточным описям дел, специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга в автоматизированной системе документационного обеспечения управления отклоняет служебную записку на доработку с указанием конкретных причин отклонения. Устранение замечаний осуществляется органом Администрации города в срок не более семи календарных дней.
18. На каждый орган Администрации города формируется наблюдательное дело, куда помещаются сдаточные описи дел и исторические сведения об образовании, переименовании или преобразовании органа Администрации города. По мере поступления новых документов от органов Администрации города наблюдательное дело пополняется.
19. Результатом исполнения административной процедуры является прием документов от органов Администрации в Архив Администрации города Екатеринбурга.

Глава 3. УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПИВШИХ ОТ ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

20. Основанием для начала административной процедуры "Упорядочение документов, поступивших от органов Администрации города" является прием документов постоянного срока хранения и по личному составу от органов Администрации города в Архив Администрации города Екатеринбурга.
21. В целях упорядочения документов Отдел по делам архивов проводит комплекс работ по описанию и оформлению дел в соответствии с Основными правилами.
22. Экспертиза ценности документов проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень), и утвержденной номенклатуры дел Администрации города Екатеринбурга путем полистного просмотра документов.
23. Систематизация дел органов Администрации города проводится в соответствии с утвержденной структурой Администрации города Екатеринбурга и в хронологическом порядке.
24. В целях закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу.
25. Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
Лист-заверитель подшивается в конце дела, в нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, проставляется подпись составителя с указанием должности и даты.
26. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона.
27. После завершения формирования дел оформляются обложки дел по форме, установленной Основными правилами.
28. На все сформированные и оформленные дела постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответствующие годовые разделы описей дел.
Дела включаются в годовой раздел описи дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел по каждому органу Администрации города отдельно. В конце описи заполняется итоговая запись описи.
29. К каждой описи дел составляются дополнение к предисловию и дополнение к исторической справке.
Дополнение к предисловию к описи дел содержит особенности формирования дел и составления описи.
Дополнение к исторической справке содержит сведения о переименовании, создании, реорганизации или ликвидации органов Администрации города, краткую характеристику о составе и содержании документов в делах.
Описи дел, дополнения к предисловиям к описям, дополнения к историческим справкам подписывает специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.
30. Составленные описи дел постоянного срока хранения и по личному составу представляются в сектор комплектования муниципального архива и методической работы Отдела по делам архивов (далее - сектор комплектования муниципального архива) для их проверки.
По результатам проверки описей дел постоянного срока хранения и по личному составу в сроки, установленные годовым графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в муниципальный архив, описи дел постоянного срока хранения представляются специалистами сектора комплектования муниципального архива на утверждение Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, а описи дел по личному составу Администрации города Екатеринбурга - на согласование с Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.
Годовой график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в муниципальный архив является приложением к годовому плану работы Отдела по делам архивов на следующий календарный год. Годовой план работы Отдела по делам архивов подписывается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга, согласовывается с Управлением архивами Свердловской области, утверждается заместителем главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга.
31. Результатом исполнения административной процедуры является упорядочение документов постоянного срока хранения и по личному составу Администрации города Екатеринбурга.

Глава 4. ОРГАНИЗАЦИЯ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ОРГАНОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

32. Основанием для начала административной процедуры "Организация уничтожения документов органов Администрации города, не подлежащих хранению" является завершение упорядочения документов постоянного срока хранения Администрации города Екатеринбурга.
33. Документами органов Администрации города, не подлежащих хранению, являются документы, имеющие временный срок хранения в соответствии с номенклатурами дел органов Администрации города, срок оперативного хранения в органах Администрации которых истек в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга, утвержденной Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга".
После утверждения описей дел постоянного срока хранения специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга организует централизованный сбор документов органов Администрации города, не подлежащих хранению, для дальнейшего их уничтожения.
Документы каждого органа Администрации города, не подлежащих хранению, принимаются только за те годы, за которые были утверждены описи дел постоянного срока хранения, на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписанного руководителем органа Администрации города.
34. После окончания централизованного сбора документов, не подлежащих хранению, специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется в сектор комплектования муниципального архива для его проверки и согласования с экспертно-методической комиссией Отдела по делам архивов.
35. После согласования сводного акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга проводит утилизацию документов, не подлежащих хранению, в специализированной организации.
36. Результатом исполнения административной процедуры является уничтожение документов органов Администрации города, не подлежащих хранению.

Глава 5. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

37. Основанием для начала административной процедуры "Осуществление учета архивных документов в Архиве Администрации города Екатеринбурга" является прием документов от органов Администрации города и упорядочение документов постоянного срока хранения и по личному составу Администрации города Екатеринбурга.
Учет принятых документов органов Администрации города в Архиве Администрации города Екатеринбурга, выбывших документов из Архива Администрации города Екатеринбурга в результате их упорядочения или передачи в муниципальный архив осуществляет специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.
38. В соответствии с Основными правилами специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга ведет следующие учетные документы:
книгу учета поступления архивных документов;
описи дел постоянного срока хранения;
описи дел по личному составу;
паспорт Архива Администрации города Екатеринбурга.
Учетные документы размещаются в рабочем помещении специалиста сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.
39. После утверждения описей дел постоянного срока хранения, согласования описей дел по личному составу Администрации города Екатеринбурга специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга:
вносит в книгу учета поступления архивных документов сведения о поступивших архивных документах в соответствии с описями дел постоянного срока хранения и по личному составу Администрации города Екатеринбурга, а также сведения о выбывших документах органов Администрации города в результате их упорядочения;
оформляет в дела три экземпляра описей дел постоянного срока хранения и три экземпляра описей дел по личному составу.
40. Ежегодно до первого декабря специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга представляет в сектор комплектования муниципального архива паспорт Архива Администрации города Екатеринбурга, заполненный по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного Приказом Государственной Архивной службы России от 11.03.1997 № 11.
41. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение организационной упорядоченности архивных документов в Архиве Администрации города Екатеринбурга.

Глава 6. ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА

42. Основанием для начала административной процедуры "Хранение архивных документов в Архиве Администрации города Екатеринбурга" является утверждение описей дел постоянного срока хранения Администрации города Екатеринбурга и согласование описей дел по личному составу Администрации города Екатеринбурга Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.
43. Хранение архивных документов в архивохранилище осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области архивного дела и в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск.
44. Специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга в течение семи календарных дней после получения утвержденных или согласованных описей дел Администрации города Екатеринбурга помещает архивные документы на бумажных носителях в специальные архивные короба.
Каждый архивный короб оформляется ярлыком, на котором указывается номер архивного фонда, номер описи, номера единиц хранения, размещенных в коробе.
Архивные короба с архивными документами постоянного срока хранения размещаются в архивохранилище на металлических стеллажах, архивные короба с архивными документами по личному составу - в специальных металлических шкафах, а аудиовизуальные архивные документы постоянного срока хранения - в специальном холодильнике.
45. В целях закрепления места хранения архивных документов в архивохранилище специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга ежегодно после завершения приема архивных документов органов Администрации города вносит изменения или дополнения в пофондовые и постеллажные топографические указатели, содержащие информацию о хранящихся делах, которые размещает на стеллажах в архивохранилище.
46. В целях обеспечения сохранности архивных документов в архивохранилище специалистом сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга еженедельно в специальном журнале фиксируются показатели приборов измерения температуры и влажности.
В случае технической неисправности приборов специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга своевременно уведомляет об этом лицо, ответственное за обслуживание приборов.
47. Результатом исполнения административной процедуры является обеспечение сохранности архивных документов в Архиве Администрации города Екатеринбурга.

Глава 7. ПЕРЕДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

48. Основанием для начала административной процедуры "Передача архивных документов из Архива Администрации города Екатеринбурга в муниципальный архив" является наступление срока приема-передачи архивных документов Администрации города Екатеринбурга в муниципальный архив согласно годовому графику согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в муниципальный архив.
Информация о сроках передачи архивных документов в муниципальный архив в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в муниципальный архив доводится специалистами сектора комплектования муниципального архива до специалиста Архива Администрации города Екатеринбурга в обязательном порядке через автоматизированную систему документационного обеспечения управления не позднее первого февраля каждого года.
Передаче в муниципальный архив подлежат архивные документы постоянного срока хранения. Архивные документы по личному составу в муниципальный архив не передаются.
49. Передачу архивных документов постоянного срока хранения Администрации города Екатеринбурга в муниципальный архив осуществляет специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.
Прием дел в муниципальный архив от Архива Администрации города Екатеринбурга осуществляет специалист сектора комплектования муниципального архива.
При приеме архивных документов в муниципальный архив передаются непосредственно архивные документы, сформированные и оформленные в дела (упорядоченные в единицы хранения), три экземпляра описей дел постоянного срока хранения, дополнения к предисловиям к описям, дополнения к историческим справкам.
50. В случае отсутствия замечаний к передаваемым делам и описям дел постоянного срока хранения специалист сектора комплектования муниципального архива составляет акт приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается специалистом сектора комплектования муниципального архива, специалистом сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и утверждается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
Один экземпляр утвержденного акта передается в Архив Администрации города Екатеринбурга, второй экземпляр акта остается в муниципальном архиве.
51. Результатом исполнения административной процедуры является передача из Архива Администрации города Екатеринбурга архивных документов постоянного срока хранения Администрации города Екатеринбурга в муниципальный архив.

Глава 8. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОРГАНАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОТРАСЛЕВЫМ (ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ)
И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ ОРГАНАМ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЕКАТЕРИНБУРГА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ СПРАВОК

52. Основанием для начала административной процедуры "Предоставление органам государственной власти и местного самоуправления, отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок" является запрос органа государственной власти или местного самоуправления, отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга о предоставлении необходимой для осуществления ими своих полномочий архивной информации.
53. Запросы органов государственной власти и местного самоуправления доставляются в Отдел по делам архивов непосредственно представителями органов государственной власти и местного самоуправления, поступают по почте и электронной почте, через автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
Запросы отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга поступают только через автоматизированную систему документационного обеспечения управления в виде служебных записок.
Поступившие запросы органов государственной власти и местного самоуправления специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга регистрирует в автоматизированной системе документационного обеспечения управления в день поступления.
54. Специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга осуществляет прием представителей органов государственной власти и местного самоуправления в порядке очереди без предварительной записи.
Обращение представителя органа государственной власти или местного самоуправления в неприемное время (время приема запросов указано в пункте 6 настоящего Административного регламента) является основанием для отказа в приеме запроса.
55. Исполнение запросов осуществляют специалисты сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга.
Специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга проводит анализ тематики поступившего запроса и определяет наличие или отсутствие запрашиваемой архивной информации в Архиве Администрации города Екатеринбурга.
56. При наличии запрашиваемой архивной информации в Архиве Администрации города Екатеринбурга специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга подготавливает копию архивного документа, архивную справку или архивную выписку.
57. Копия архивного документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.
Количество копий архивных документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.
Заверение копии архивного документа осуществляется в следующих случаях:
при исполнении запроса о предоставлении заверенной копии архивного документа;
при получении запроса в порядке межведомственного взаимодействия в бумажном варианте.
Одновременно с копией архивного документа подготавливается и направляется в адрес органа государственной власти или местного самоуправления сопроводительное письмо о предоставлении копии архивного документа.
Направление в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга сопроводительного письма не требуется.
58. Архивная справка и архивная выписка оформляются специалистом сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга в соответствии с Основными правилами и представляются на подпись начальнику Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
Архивная справка и архивная выписка заверяются печатью Администрации города Екатеринбурга с изображением герба муниципального образования "город Екатеринбург", хранящейся в Отделе кадровой и муниципальной службы Администрации города Екатеринбурга, и подписью начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
59. При отсутствии в Архиве Администрации города Екатеринбурга запрашиваемой архивной информации специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации с рекомендациями о дальнейших путях поиска при наличии сведений о ее возможном местонахождении:
не позднее 30 календарных дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти или местного самоуправления;
не позднее пяти рабочих дней со дня регистрации запроса - в адрес органа государственной власти, направившего межведомственный запрос в бумажном варианте.
В случае наличия сведений о местонахождении запрашиваемой архивной информации специалист сектора комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации, которые владеют архивной информацией, необходимой для исполнения запроса, одновременно подготавливает и направляет в адрес органа государственной власти или местного самоуправления письмо с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в другие архивы или организации.
По запросам отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга исполнители запросов информируются об отсутствии запрашиваемой информации в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.
60. Копия архивного документа с сопроводительным письмом, архивная справка, архивная выписка, письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации выдаются непосредственно представителю органа государственной власти или местного самоуправления во время личного приема при предъявлении им доверенности, выданной руководителем организации, и паспорта гражданина Российской Федерации или направляются почтой по указанному в запросе адресу.
Если представитель органа государственной власти или местного самоуправления указал в запросе, что желает получить результат исполнения запроса лично, но при этом не явился за результатом в установленный срок, Отдел по делам архивов на 30-й день, исчисляемый со дня регистрации запроса, отправляет результат исполнения запроса почтовым отправлением по указанному в запросе адресу.
При получении на личном приеме архивной справки, архивной выписки, письменного уведомления о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации или письма об отсутствии запрашиваемой архивной информации представитель органа государственной власти или местного самоуправления расписывается на их копиях, указывая дату получения. При получении копии архивного документа представитель органа государственной власти или местного самоуправления расписывается на обороте сопроводительного письма к архивной копии, указывая дату ее получения.
Копия архивного документа, подготовленная по запросу отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга, выдается представителю отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации города Екатеринбурга, который при получении копии архивного документа расписывается на обороте поступившей в Отдел по делам архивов служебной записки о выдаче копии архивного документа, указывая дату ее получения.
61. Предоставление копий архивных документов, архивных справок, архивных выписок органам государственной власти и местного самоуправления по межведомственному запросу в бумажном варианте осуществляется в течение пяти рабочих дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок органам государственной власти и местного самоуправления осуществляется в течение 30 календарных дней.
Предоставление копий архивных документов, архивных выписок, архивных справок отраслевым (функциональным) и территориальным органам Администрации города Екатеринбурга осуществляется в течение 15 календарных дней.
62. Результатом исполнения административной процедуры является выдача копии архивного документа, архивной справки или архивной выписки либо письма об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письма с уведомлением о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации.

Раздел 4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ

63. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя текущий контроль, проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение и подготовку ответов на обращения заинтересованных лиц, содержащих жалобы на решения и действия (бездействие) должностных лиц и иных муниципальных служащих, ответственных за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции.
64. Текущий контроль за соблюдением порядка и сроков выполнения административных процедур (действий), определенных настоящим Административным регламентом, осуществляет начальник Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
65. Периодичность плановых проверок выполнения административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции устанавливается начальником Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга.
66. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
Внеплановые проверки проводятся в связи с обращениями заинтересованных лиц о ненадлежащем исполнении должностными лицами и иными муниципальными служащими, ответственными за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, своих обязанностей.
67. По результатам проверки составляется акт проверки, в котором отмечаются выявленные недостатки и содержатся предложения по их устранению.
68. Должностные лица и иные муниципальные служащие, ответственные за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые и осуществляемые в ходе исполнения муниципальной функции, в соответствии с действующим законодательством.
69. По результатам проверки заинтересованные лица уведомляются о решениях и мерах, принятых в отношении должностных лиц и иных муниципальных служащих, ответственных за выполнение административных действий и процедур в ходе исполнения муниципальной функции, виновных в нарушении законодательства Российской Федерации.

Раздел 5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ
РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ИСПОЛНЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ ФУНКЦИЮ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
И ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ

70. Заинтересованные лица имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностных лиц и решений, принятых в ходе исполнения муниципальной функции, в том числе в случаях:
нарушения прав и законных интересов заинтересованных лиц;
неправомерных действий или бездействия должностных лиц и иных муниципальных служащих Администрации города Екатеринбурга, ответственных за выполнение административных процедур (действий) в ходе исполнения муниципальной функции.
71. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме на имя:
главы Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, проспект Ленина, дом 24а, кабинет 423) - при обжаловании действий (бездействия) заместителя главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга в ходе исполнения муниципальной функции;
заместителя главы Администрации города Екатеринбурга по вопросам организации управления - руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, проспект Ленина, дом 24а, кабинет 423) - при обжаловании действий (бездействия) начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга в ходе исполнения муниципальной функции;
начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга (620014, город Екатеринбург, переулок Театральный, дом 2, кабинет 336) - при обжаловании действий (бездействия) специалистов и заведующих секторами Отдела по делам архивов в ходе исполнения муниципальной функции.
72. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Администрации города Екатеринбурга (екатеринбург.рф, сервис "Электронная приемная"), а также может быть принята на личном приеме заинтересованного лица.
73. Жалоба должна содержать:
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, адрес электронной почты (при наличии), по которым должен быть направлен ответ заинтересованному лицу, номер контактного телефона;
наименование органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего;
доводы, на основании которых заинтересованное лицо не согласно с решением или действием (бездействием) органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, либо иного муниципального служащего. Заинтересованным лицом могут быть представлены документы, подтверждающие его доводы, либо их копии.
74. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:
если в письменной жалобе не указаны фамилия заинтересованного лица, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу муниципальных служащих, а также членов их семей (жалоба остается без ответа по существу поставленных в ней вопросов, заинтересованному лицу, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);
при получении жалобы, текст которой не поддается прочтению.
75. Жалоба на действия (бездействие) органа, исполняющего муниципальную функцию, его должностных лиц и иных муниципальных служащих в ходе исполнения муниципальной функции подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению этих жалоб, в течение 30 календарных дней со дня ее регистрации.
76. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения;
отказать в удовлетворении жалобы.
77. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заинтересованному лицу в письменной форме и (по желанию заинтересованного лица) в электронной форме направляется мотивированный ответ о результате рассмотрения жалобы.
В ответе о результате рассмотрения жалобы указываются:
наименование органа Администрации города Екатеринбурга, исполняющего муниципальную функцию, органа, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица, принявшего решение по жалобе;
сведения о должностном лице или ином муниципальном служащем, решение или действия (бездействие) которого обжалуются;
фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заинтересованного лица;
основания для принятия решения по жалобе;
принятое по жалобе решение;
сроки устранения выявленных нарушений, в случае если жалоба признана обоснованной;
сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
78. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно принимает необходимые меры в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
79. В случае выявления должностным лицом или иным муниципальным служащим Администрации города Екатеринбурга нарушения порядка исполнения муниципальной функции указанное лицо оформляет докладную (служебную) записку и направляет ее по принадлежности в соответствии с требованиями к организации работы с документами, предусмотренными Распоряжением Администрации города Екатеринбурга от 29.12.2012 № 266-р "Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга".





Приложение
к Административному регламенту

БЛОК-СХЕМА
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ


Организация работы Архива Администрации города Екатеринбурга

\/
/ \
Прием документов постоянного срока хранения и по личному составу
от отраслевых (функциональных) органов Администрации города Екатеринбурга
без права юридического лица в Архив Администрации города Екатеринбурга
\ /

\/
/\
/ \
/ \
/ \ / \
/ Замечания \ Доработка
Нет < < к принимаемым > > Есть > документов
\ документам / согласно
\ / замечаниям
\ / \ /
\ /
\/

\/
/ \
Упорядочение документов отраслевых (функциональных) органов Администрации
города Екатеринбурга без права юридического лица
\ /
\/ \/
/ \ / \
Согласование Утверждение Экспертно-проверочной комиссией
с Экспертно-проверочной Управления архивами Свердловской области
комиссией Управления архивами описей дел постоянного хранения
Свердловской области описей Администрации города Екатеринбурга
дел по личному составу \ /
Администрации города \/
Екатеринбурга / \
\ / Согласование
с Экспертно-проверочной комиссией
Отдела по делам архивов актов
о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению
\/ \/ \ /
/ \ \/
Осуществление учета архивных документов / \
> в Архиве Администрации Уничтожение документов,
города Екатеринбурга не подлежащих хранению
\ / \ /
\/
/ \
Хранение архивных документов в Архиве Администрации
города Екатеринбурга
\ /
\/ \/
/ \ / \
Передача из Архива Администрации Выдача органам государственной власти и
города Екатеринбурга архивных местного самоуправления, отраслевым
документов постоянного срока (функциональным) и территориальным
хранения в муниципальный архив органам Администрации
\ / города Екатеринбурга копий
архивных документов, архивных справок,
архивных выписок
\ /
\/ \/

Обеспечение сохранности архивных Предоставление архивной информации
документов в Архиве Администрации органам государственной власти
города Екатеринбурга и местного самоуправления, отраслевым
(функциональным) и территориальным
органам Администрации
города Екатеринбурга для осуществления
ими своих полномочий



------------------------------------------------------------------