ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 февраля 2014 г. № 5/21

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии со статьей 93 Избирательного кодекса Свердловской области, руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях совершенствования организации ведомственного хранения документов Избирательная комиссия Свердловской области постановляет:
1. Утвердить Положения об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Избирательной комиссии Свердловской области (прилагается).
2. Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 23 июня 2005 года № 61 "Об утверждении Положения об архиве Избирательной комиссии Свердловской области" считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на Райкова В.И., секретаря Избирательной комиссии Свердловской области.

Председатель
Избирательной комиссии
Свердловской области
В.А.ЧАЙНИКОВ

Секретарь
Избирательной комиссии
Свердловской области
В.И.РАЙКОВ





Утверждено
Постановлением
Избирательной комиссии
Свердловской области
от 20 февраля 2014 г. № 5/21

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РФ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документы Избирательной комиссии Свердловской области (далее - Комиссия), включая управленческую документацию на бумажных и иных видах носителей, имеющую историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда РФ, являются государственной собственностью Свердловской области и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Свердловской области "Государственный архив Свердловской области" (далее - ГАСО).
До передачи на хранение эти документы в течение 10 лет, в соответствии со ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Избирательной комиссии Свердловской области.
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством Министерства культуры Российской Федерации (далее - Росархив).
1.2. Комиссия обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в процессе ее деятельности, а также своевременную передачу этих документов в ГАСО на постоянное хранение в соответствии с установленными правилами.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комиссии.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ несут ответственность должностные лица Комиссии в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Организация хранения, учета, использования документов Архивного фонда РФ и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГАСО возлагается на отдел кадров и документационного обеспечения аппарата Комиссии.
1.4. Архивное хранение документов основывается на федеральном и областном законодательстве в области архивного дела, на постановлениях, распоряжениях Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Избирательной комиссии Свердловской области, нормативно-методических документах Росархива и ГАСО, Инструкции по документационному обеспечению в Комиссии, Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, а также настоящем Положении.
1.5. Положение об организации хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов разрабатывается на основе Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176 и утверждается постановлением Комиссии по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).
1.6. Контроль за организацией хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов осуществляет секретарь Комиссии, при методической помощи со стороны ГАСО.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ
НА ВРЕМЕННОМ ХРАНЕНИИ В КОМИССИИ

Комиссия хранит:
2.1. Законченные делопроизводством Комиссии документы постоянного хранения.
2.2. Документы по личному составу Комиссии.
2.3. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности.
2.4. Личные фонды членов Комиссии, работников аппарата Комиссии.
2.5. Служебные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда РФ.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ КОМИССИИ В ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РФ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Основными задачами Комиссии являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Комиссии.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ в ГАСО на постоянное хранение с соблюдением правил, установленных Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой по организации хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов территориальных избирательных комиссий.
3.1.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве структурных подразделений аппарата Комиссии.
3.2. В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия выполняет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с ГАСО графики представления описей на рассмотрение ЭПК и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение.
3.2.2. Принимает документы от структурных подразделений аппарата Комиссии, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом, не позднее чем через один год после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, организует, не реже 1 раза в 5 лет, проверку их наличия.
3.2.4. Организует работу по созданию копий особо ценных документов и ведет учет этих копий.
3.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, составляет не позднее чем через четыре года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу.
3.2.6. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Комиссии документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГАСО.
3.2.7. Организует использование документов:
- информирует руководство Комиссии о составе и содержании документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;
- рассматривает запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
- ведет учет использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, хранящихся в Комиссии.
3.2.8. Представляет на рассмотрение постоянно действующей Экспертной комиссии (далее - Экспертная комиссия) и ЭПК разделы описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу, акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе Экспертной комиссии.
3.2.9. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям аппарата Комиссии в составлении номенклатур дел отделов, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к архивному хранению.
3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства Комиссии.
3.2.11. Участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу.
3.2.12. Ежегодно представляет в ГАСО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.13. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГАСО документы Архивного фонда РФ.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КОМИССИИ

Должностные лица Комиссии, ответственные за организацию хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, имеют право:
4.1. Представлять руководству Комиссии в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата Комиссии.
4.3. По согласованию с руководством Комиссии запрашивать от структурных подразделений аппарата Комиссии сведения, необходимые для организации хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
4.4. Вносить в установленном порядке для рассмотрения на заседание Комиссии нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела.
4.5. Заведующий отделом кадров и документационного обеспечения несет ответственность за организацию хранения документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Обязанность и ответственность работников отдела кадров и документационного обеспечения, выполняющих обязанности по комплектованию и архивному хранению документов, определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.


------------------------------------------------------------------